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关于认真做好学校合同管理办法实施工作的通知

发布时间:2016-12-16    作者:    来源:     浏览次数:

机关各部处、各二级单位、有关科研项目负责人:

《中南大学合同管理办法》(以下简称《办法》)经2016年第十八次校党委常委会议通过,于201681日起施行。《办法》对合同管理的原则与体制,合同的订立、审批与签署,合同的履行与档案管理,责任追究等作出了规定,是学校的一部重要规章制度。为做好《办法》的贯彻实施工作,特将部分重要规定和有关事项通知如下:

一、《办法》强调,未经学校法定代表人(校长)授权,学校职能部门、直附属单位、学院等内设非法人机构不得以本部门、本单位的名义对外签订合同;事关“三重一大”决策事项的合同,应当事先经校务会议或者校党委常委会议决策同意。学校任何机构、个人不得利用合同来损害国家和学校利益、社会公共利益或者他人合法利益,或者为任何单位或者个人谋取私利。

二、为了提高合同起草质量和审核审查效率,《办法》规定了合同范本制度。我办将在“校内通告”栏分批发布合同范本。按照《办法》规定,有合同范本的,原则上要使用范本;如果学校是付款方或委托方,则要求使用范本,并不得删除或者改变范本中有利于保护学校权益的条款。应当使用合同范本而不使用的,合同承办单位负责人和法律顾问有权按照学校合同管理办法的规定,退回经办人修改,由此导致的时间延误不计入审核和审查的工作时限。

三、《办法》明确规定了在合同审批过程中,合同承办单位、职能部门、法律顾问等各自的职责,各部门、单位及有关科研项目负责人应认真学习、熟练掌握、遵照执行。技术开发、服务、咨询等合同,由科研项目负责人与其所在学院共同负责承办,学院要对合同进行必要的技术审查。法律顾问对合法性和法律风险进行审查。职能部门不仅要审查承办单位是否按照律师意见进行了修改或者说明了不修改理由,而且还要注意审查合同事务是否符合上级主管部门、相关政府部门的政策以及学校的规定。在合同履行过程中,职能部门要做好监督检查,重大合同根据需要咨询法律顾问。

四、合同审批程序按照学校印章使用管理规定办理。为了促进合同审批的规范化,《办法》规定除依法确定为涉密的合同,均通过公文协同平台中“业务审批”模块(也称为印章管理系统)实行网上审批。依法确定为涉密的合同严禁通过网上审批。涉密合同应当由合同事务对应的校保密分委员会认定。印章管理系统于2016315日起正式运行,我办已在“校内通告”栏发布了专门通知,各部门、单位的综合办公机构工作人员应当熟悉该系统的使用方法,并为教职工使用该系统做好指导服务。

五、为了保证合同审查的效率,《办法》明确规定了审查时限:合同承办单位为2日、法律顾问为3日、职能部门为3个工作日,如遇复杂、重大事项或者其他特殊情况,可适当延长审查期限,但应当说明情况;日常的、简单的合同应当尽早完成审查。同时,经办人应提前做好相关准备工作、提交符合规定的合同文本,以免耽误工作。《办法》还根据教职工的意见和实际情况,明确了下列合同不必专门递交法律顾问审查,职能部门审查时可提出法律咨询:纵向科研项目立项合同;联合申报科研项目(计划、平台等);出版资助协议;专利申请人或专利权人变更协议;廉洁协议;公共企业供水、电、气、通讯或互联网合同;在国有银行或国有控股银行办理存款业务以及开通附属性银行服务的合同。上述合同中属于科研的事项,可以不通过印章管理系统审批。

六、《办法》对合同履行和档案管理作了专门规定,对此要引起高度重视。很多合同纠纷,问题不是出在合同文本,而是出在合同履行。《办法》规定,合同承办单位应当注意履行方式和过程的规范化、书面化,妥善保存各方履行合同的资料;涉及己方履行义务、合同标的交付或验收等事项,均应当要求合同相对方以书面形式签字盖章确认,并保存相关证据材料;相对方履行义务存在迟延、瑕疵等异常情况时,承办单位应当及时以书面形式提出催促、异议、索赔等主张并保留送达回执。《办法》设专节规定了合同档案管理,承办单位、职能部门要按照规定做好合同材料的收集整理和立卷归档工作。

《办法》还规定了不少内容,已在“校内公文”栏发布,机关各部处、各二级单位应当认真组织学习,切实贯彻执行。经常涉及合同业务的职能部门可以在不与《办法》相抵触的情况下制定某类合同管理的细则。

 特此通知。

 

                                           学校办公室

 2016823

 


相关附件下载:中南大学合同管理办法.pdf

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